Aus Wünschen wird Commitment.
Viele Besprechungen beginnen mit einer langen Liste von Themen und enden mit einem guten Gefühl. Das Problem dabei: Gute Gefühle liefern keine Ergebnisse.
Die Planung verfolgt deshalb ein anderes Ziel.
Am Ende der Planung muss für alle Beteiligten klar sein, was in der kommenden Woche erreicht werden soll und wozu sich das Team verbindlich committen kann.
Genau deshalb ist die Planung keine reine Aufgabenverteilung und auch kein Wunschkonzert des Fachbereichsleiters. Sie ist vielmehr eine Verhandlung zwischen zwei Seiten, die beide eine wichtige Perspektive einbringen.
Der Fachbereichsleiter vertritt die Interessen des Unternehmens. Er kennt die Prioritäten, die Erwartungen der Stakeholder und die Bedeutung der einzelnen Themen für den Geschäftserfolg. Das Team wiederum kennt die tatsächlichen Kapazitäten, die fachlichen Herausforderungen und den Aufwand, der hinter den einzelnen Aufgaben steckt.
Erst wenn beide Perspektiven zusammenkommen, entsteht ein realistischer Plan.
Die größte Gefahr einer Planung besteht darin, dass über Aufgaben gesprochen wird, obwohl noch gar kein gemeinsames Verständnis über das gewünschte Ergebnis existiert. Was genau bedeutet „fertig“? Woran erkennen wir, dass die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wurde? Welche Qualität wird erwartet?
Deshalb investiert ein gutes Team in das gemeinsame Verständnis von Zielbild und Definition of Done. Missverständnisse, die hier entstehen, kosten später ein Vielfaches an Zeit, Energie und erzeugen Frustration.
Doch selbst die beste Planung verfehlt ihren Zweck, wenn sie ohne klares Commitment endet.
Ein Team, das lediglich Aufgaben entgegennimmt, übernimmt noch keine Verantwortung. Verantwortung entsteht erst dann, wenn Menschen bewusst zusagen:
„Ja, wir glauben, dass wir dieses Ziel in der kommenden Woche erreichen können.“
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Aufgaben auf die Liste zu schreiben. Im Gegenteil. Hochleistungsteams konzentrieren sich auf die Ergebnisse, die sie mit hoher Wahrscheinlichkeit erreichen können. Alles, was darüber hinaus gelingt, ist Over-Performance und wird entsprechend wertgeschätzt.
Die Planung schafft damit etwas, das in vielen Organisationen fehlt: Verbindlichkeit.
Sie sorgt dafür, dass Fachbereichsleiter und Team mit Commitment auseinandergehen. Dass alle wissen, was wichtig ist. Dass die Erwartungen klar sind.
Eine gute Planung erkennt man daran, dass jeder Teilnehmer den Raum mit einem klaren Bild vor Augen verlässt:
Das ist unser Ziel. Das bedeutet für uns „fertig“. Und dazu committen wir uns gemeinsam.
Ziel.
Die Weekly Planung dient der gemeinsamen Ausrichtung auf die kommende Arbeitswoche.
Ziel ist es, die wichtigsten Themen für die nächste Woche festzulegen, verfügbare Kapazitäten zu berücksichtigen und ein gemeinsames Commitment aller Beteiligten zu schaffen.
Am Ende der Planung besteht Klarheit darüber:
Ablauf.
1. Rückblick.
Kurzer Blick auf die vergangene Woche:
2. Prioritäten.
Vorstellung der Prioritäten aus dem Prep.
Dabei wird erläutert:
3. Kapazitäten.
Gemeinsame Betrachtung der verfügbaren Kapazitäten:
4. Vom WAS zum WIE.
Das Team legt (ohne FB-Leiter) gemeinsam fest:
5. Risiken.
Identifikation möglicher Risiken:
6. Commitment
Abschluss mit einem gemeinsamen Commitment:
Auf diese Themen fokussieren wir uns in der kommenden Woche.
Dauer: ca. 60 Minuten
Teilnehmer und deren Haltung.
Pflichtteilnehmer
Optionale Teilnehmer
Ich erscheine mit der Haltung:
„Ich schaffe Klarheit über Richtung und Prioritäten und vertraue dem Team bei der Umsetzung.“
Wir erscheinen mit der Haltung:
„Wir planen nicht nur unsere Arbeit, sondern übernehmen Verantwortung für den Erfolg der gesamten Woche.“
Ich erscheine mit der Haltung:
„Ich unterstütze das Team dabei, gute Entscheidungen zu treffen, ohne sie selbst zu treffen.“
FAQ´s
Antwort
Gerade deshalb lohnt sich die Planung.
Zwischen zwei Wochen verändern sich häufig Prioritäten, Rahmenbedingungen oder Kapazitäten.
Die Planung stellt sicher, dass alle Beteiligten weiterhin dieselben Ziele verfolgen und ihre Energie auf die wichtigsten Themen konzentrieren.
Die Planung schafft nicht Arbeit. Sie schafft Fokus.
Antwort
Weil Commitment stärker ist als Zuweisung.
Wenn Ziele gemeinsam besprochen und verstanden werden, steigt die Wahrscheinlichkeit erheblich, dass sie auch erreicht werden.
Die Planung sorgt dafür, dass nicht nur Aufgaben verteilt werden, sondern ein gemeinsames Verständnis entsteht.
Menschen committen sich stärker zu Zielen, die sie verstanden haben.
Antwort
Der Fachbereichsleiter verantwortet Prioritäten und Orientierung.
Das Commitment entsteht jedoch gemeinsam mit dem Team.
Der Fachbereichsleiter bringt das WAS und WARUM ein.
Das Team bringt seine Erfahrung, Kapazität und fachliche Einschätzung ein.
Erst aus beidem entsteht eine realistische Planung.
Antwort
Weil Überlastung selten zu besseren Ergebnissen führt.
Die Planung soll sicherstellen, dass Commitments realistisch bleiben.
Urlaub, Abwesenheiten, Sonderaufgaben oder andere Belastungen müssen sichtbar sein, damit die Woche erfolgreich gestaltet werden kann.
Ein realistisches Commitment ist wertvoller als ein optimistischer Plan.
Antwort
Dann wird dies frühzeitig transparent gemacht.
Ein Commitment ist kein Vertrag, sondern die bestmögliche Zusage auf Basis der verfügbaren Informationen.
Verändern sich Rahmenbedingungen, wird gemeinsam geprüft:
Das Ziel ist nicht, unter allen Umständen den Plan einzuhalten, sondern verantwortungsvoll mit Veränderungen umzugehen.
Agilität bedeutet nicht, jeden Plan einzuhalten. Agilität bedeutet, bewusst auf Veränderungen zu reagieren.
Antwort
Weil die Planung der Ausrichtung dient, nicht der Detailarbeit.
Die Planung beantwortet:
Die konkrete Umsetzung wird anschließend vom Team organisiert.
Die Planung schafft Orientierung. Die Umsetzung entsteht durch Selbstorganisation.
Die Weekly Planung ist erfolgreich, wenn alle Beteiligten den Raum mit demselben Verständnis von Prioritäten, Zielen und Verantwortlichkeiten verlassen.
Denn aus gemeinsamem Verständnis entsteht gemeinsames Commitment – und aus gemeinsamem Commitment entstehen verlässliche Ergebnisse.
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