Der Multiplikator der Führungswirksamkeit.
Die PREP schafft die inhaltliche Grundlage für eine fokussierte und erfolgreiche Arbeitswoche.
Hier bereitet der Fachbereichsleiter gemeinsam mit dem AGILECOACH die Prioritäten und Ziele der kommenden Woche vor und schafft die notwendige Orientierung für das Team.
Im Mittelpunkt stehen nicht operative Statusberichte oder die Analyse vergangener Ergebnisse, sondern die Frage:
Was ist in der kommenden Woche für den Erfolg unserer ETAPPE am wichtigsten?
Der Fachbereichsleiter bereitet die kommende Woche auf Basis der vereinbarten Commitments und bekannten Rahmenbedingungen vor. Dabei vertraut er darauf, dass das Team über relevante Abweichungen, Risiken oder Hindernisse frühzeitig informiert. Die Vorbereitung konzentriert sich daher auf die zukünftigen Prioritäten und Ziele, während bekannte Veränderungen oder Risiken selbstverständlich berücksichtigt werden.
Die PREP dient dazu, Prioritäten zu schärfen, Zielbilder zu formulieren, notwendige Entscheidungen vorzubereiten und den Fokus für die kommende Woche festzulegen.
Der AGILECOACH unterstützt dabei insbesondere bei der Formulierung klarer Ziele, der Definition überprüfbarer Ergebnisse und der Einhaltung der agilen Prinzipien.
Je besser die Vorbereitung, desto effizienter die darauf folgende PLANUNG.
Dadurch kann sich das Team in der PLANUNG auf das gemeinsame Commitment konzentrieren, anstatt Zeit für ungeklärte Prioritäten oder unklare Zielbilder aufzuwenden.
Am Ende der PREP besteht Klarheit darüber:
Welche Ergebnisse in der kommenden Woche den größten Beitrag zum Erfolg der ETAPPE leisten und woran deren erfolgreiche Umsetzung gemessen wird.
Die PREP ist damit ein Instrument wirksamer Führung und schafft die Voraussetzung für Fokus, Orientierung und Selbstorganisation im Team.
Die PREP ist der Multiplikator der Führungswirksamkeit.
Eine Stunde guter Vorbereitung durch den Fachbereichsleiter ersetzt oft viele Stunden Diskussionen in großen Teamrunden. Je besser die PREP, desto fokussierter die PLANUNG, desto höher die Wahrscheinlichkeit für ein belastbares Commitment des gesamten Teams.
Ziel & Vorbereitung
Die PREP dient der Vorbereitung der kommenden Weekly PLANUNG.
Ziel ist es,
Die PREP stellt sicher, dass sich das Team in der PLANUNG auf einer klaren und nachvollziehbaren Grundlage committen kann.
Vor der PREP sollten folgende Informationen vorliegen:
Der Fachbereichsleiter geht zunächst davon aus, dass die in der Vorwoche committeten Ergebnisse erreicht werden, sofern keine gegenteiligen Informationen vorliegen.
Es braucht kein „Meeting vor dem Meeting“.
Ablauf
Gemeinsame Betrachtung:
Bewertung der anstehenden Themen:
Für die priorisierten Themen wird festgelegt:
Hier unterstützt der AGILECOACH insbesondere bei der Formulierung klarer und überprüfbarer Ziele.
Analyse von:
Festlegung:
Vorbereitung der Weekly Planung mit:
Teilnehmer und deren Haltung
Die Teilnehmerzahl sollte bewusst klein gehalten werden.
„Ich schaffe Klarheit für Ziele und Prioritäten, damit sich das Team voll auf die Umsetzung konzentrieren kann.“
„Ich unterstütze den FB-Leiter dabei, mental und fachlich einen kleinen Schritt in „Good Leadership“ vorzubereiten.“
Bsp.: „Was willst du in dieser PLANUNG an dir ausprobieren?“
„Ich liefere die Informationen, die für gute Entscheidungen notwendig sind.“
FAQ´s
Antwort
Natürlich könnte man das.
Die Frage ist jedoch, ob man die Zeit eines gesamten Teams für Themen nutzen möchte, die bereits im Vorfeld vorbereitet werden können.
Während an der Prep meist nur zwei bis vier Personen teilnehmen, sitzen in der Planung oft sechs, acht oder mehr Personen zusammen.
Jede ungeklärte Priorität, jede offene Entscheidung und jedes unklare Ziel kostet dort ein Vielfaches an Zeit.
Eine Stunde gute Vorbereitung spart oft viele Stunden Diskussionen im Team.
Deshalb wird in der Prep vorbereitet und in der Planung commitet.
Antwort
Nein.
Der Fachbereichsleiter bereitet nicht vor, wie das Team arbeiten soll.
Er schafft Klarheit darüber,
Das Team entscheidet später selbst, wie diese Ziele umgesetzt werden.
Die Prep dient also der Orientierung, nicht der Detailsteuerung.
Der Fachbereichsleiter definiert das WAS und WARUM. Das Team verantwortet das WIE.
Antwort
Weil die Prep eine Führungs- und Vorbereitungszeremonie ist.
Das Team soll seine Zeit möglichst für wertschöpfende Arbeit und die gemeinsame Planung nutzen.
Viele Fragestellungen der Prep betreffen:
Diese Themen können häufig effizienter in einer kleinen Runde vorbereitet werden.
Das Ergebnis wird anschließend transparent in die Planung eingebracht.
Antwort
Der AGILECOACH bringt eine andere Perspektive ein.
Während der Fachbereichsleiter den fachlichen Fokus verantwortet, achtet der AGILECOACH auf die Qualität der Vorbereitung.
Insbesondere unterstützt er dabei:
Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Team in der Planung tatsächlich ein belastbares Commitment eingehen kann.
Gute Ziele entstehen selten zufällig. Sie entstehen durch gute Vorbereitung.
Antwort
Das ist bewusst nicht der Fokus der PREP.
Der Fachbereichsleiter geht grundsätzlich davon aus, dass die gemeinsam commiteten Ergebnisse der Vorwoche erreicht werden, solange keine gegenteiligen Informationen vorliegen.
Die Prep blickt daher primär nach vorne:
Die eigentliche Reflexion der vergangenen Woche erfolgt später in Demo und Retro.
Die Prep richtet den Blick nach vorne. Demo und Retro richten den Blick zurück.
DOWNLOADS
AS&P Unternehmensberatung GmbH & Co. KG
Rosenheimer Straße 141 H
81671 München | HIGHRISE one
