1. Ergebnis keine Aktivität
Die Wünsche sollen in Form von möglichst konkreten, messbaren Ergebnissen formuliert sein. Die Beschreibung von Aktivitäten ist eine typische Falle, die am Ende zu Missverständnissen führen kann. Ein Ergebniswunsch ist kurz und knackig formuliert, idealerweise drei Worte.

Goethe schrieb seinem besten Freund einen 40-seitigen Brief und endete mit dem letzten Satz: „Entschuldige, dass der Brief so lang geworden ist – ich hatte nicht die Zeit, mich kürzer zu fassen.“

2. Backlog-Größe
Alle Wünsche sollten ähnlich groß sein. Zu große Arbeitsinhalte werden in mehrere kleine unterteilt. Zu kleine Arbeitsinhalte werden zusammengefasst.

Tipp: zunächst ohne Aufwands-Schätzung (sog. Estimation) beginnen, später mit storypoints oder Schätzmethoden optimieren. Die Planing-Poker-Karten helfen herauszufinden, ob wir große Unterschiede um Verständnis haben und die Klärung vertiefen sollten.

3. Ca. 15 Backlog-Items
Die Backlog-Liste soll übersichtlich und leicht verständlich sein und vor allem keine Einschränkungen oder Vorgaben zur Umsetzung der Wünsche enthalten: Es wird das WAS beschrieben und nicht das WIE.

Für ein Team >10 und einen 2-Wochen-Sprint hat sich eine Limitierung auf ca. 15 Backlog-Items bewährt. Mit 15 wird eine gute Balance aus Übersichtlichkeit und der Konzentration auf die WAS-Inhalte erreicht. Deutlich mehr als 15 sind i.d.R. zu detailliert und enthalten zu viel WIE.

4. Priorisierung
Zum Schluss wird die Liste mit den etwa 15 Karten in der Reihenfolge ihrer Bedeutung umsortiert. Was jetzt passiert, ist für viele Unternehmen revolutionär und entscheidend:
Das Team, bestehend aus Vertretern des Marktes, der Technik und des Projektes, muss sich auf eine Priorisierung einigen. Für den Produktmanager bedeutet das die Abkehr von der Alles-ist-wichtig-Denke. Insbesondere im ersten Konklave hat sich die Anwendung der Methode des paarweisen Vergleichs bewährt:

Die Karten werden zweimal beschrieben und im 90°-Winkel zueinander aufgeklebt. Nun wird jede Karte mit jeder anderen verglichen. Zu jedem Paar muss eine Antwort gefunden werden auf die Frage: Welche ist wichtiger? So entsteht automatisch eine Reihenfolge.

5. Das Why
Alle 2 Wochen hat das POT die Chance, den Sinn zu vermitteln. Dem Team wird ein tieferes und breiteres Verständnis gegeben. Die Absicht wird klarer, die hinter der Ergebnisdefinition des Backlog Items steht. Wenn das Team das WHY versteht, kann es konstruktiver mitreden, noch bessere Vorschläge entwickeln. Perfektere, einfachere und smartere Lösungen sind das Resultat.

Der entscheidendste Grund für diese Übung ist die mentale Seite: Teams werden auf Augenhöhe respektiert und nicht als Befehlsempfänger behandelt. Dazu hat es sich bewährt eine weitere Spalte auf dem AGILEBOARD zu installieren, indem für jedes Backlog Item das WHY definiert wird.