Ausgehend von einem Zwei-Wochen-Sprint trifft sich das POT beispielsweise an einem Montagmorgen um 9:00 Uhr digital oder an einem Ort, möglichst in der Nähe der Büros des Product-Owner-Teams. Zu dem hier stattfindenden Planungsritual, dem sogenannten Konklave, war keine Einladung im Kalender, keine vorbereitete Agenda, keine Raumsuche und -reservierung erforderlich. Denn das Konklave findet immer am gleichen Tag zur gleichen Uhrzeit am gleichen Ort statt, alle zwei Wochen zum Sprintbeginn. Dieses Meeting funktioniert physisch auch ohne IT-Tool‘s. Es ist easy. Die Besprechung erfolgt an einem sogenannten POT-Agile-Board. Das hängt entweder fest an der Wand oder an einer mobilen Metaplanwand. Wenn es digital erfolgt, haben grafische Tools den Vorteil von mehr Überblick und flexiblerer Nutzung.

Beispiel für ein physisches Board: In einem Unternehmen hatte man Leichtbautafeln als Fächer mit Scharnieren in einer Ecke des Raumes befestigt. Diese Fächer können wie die Seiten eines Buchs umgeklappt werden, so dass man jeweils eine linke und rechte Wandseite im 90°-Winkel gegenüber für ein separates Projekt verwenden kann.

Product Owner Team (POT)

Wir erscheinen mit der Haltung:

• Wir übernehmen Verantwortung für den Projekterfolg.
• Wir schaffen Klarheit über Prioritäten.
• Wir treffen Entscheidungen oder bereiten sie vor.
• Wir lösen Zielkonflikte bevor sie das Team erreichen.
• Wir vertreten die Interessen der Stakeholder.
• Wir denken in Ergebnissen und Nutzen statt in Aktivitäten.
• Wir respektieren das Commitment des Teams.
• Wir vermeiden Moving Targets innerhalb eines laufenden Sprints.
• Wir schaffen Orientierung statt operative Steuerung.
• Wir treffen Entscheidungen dort, wo die Verantwortung liegt.

Leitsatz

„Wir schaffen Klarheit für das Team, damit es sich auf die Umsetzung konzentrieren kann.“

AGILECOACH

Ich erscheine mit der Haltung:

• Ich unterstütze das POT bei der Priorisierung.
• Ich achte auf klare Ziele und Erwartungen.
• Ich mache Zielkonflikte sichtbar.
• Ich fördere Transparenz und Entscheidungsfähigkeit.
• Ich schütze das Team vor unnötigen Störungen.
• Ich hinterfrage Unklarheiten und Annahmen.
• Ich achte darauf, dass aus Diskussionen Entscheidungen entstehen.
• Ich unterstütze das POT dabei, als Team zu agieren.

Leitsatz

„Ich unterstütze das POT dabei, aus Komplexität Orientierung zu schaffen.“

Stakeholder (optional)

Ich erscheine mit der Haltung:

• Ich erläutere meine Bedürfnisse transparent.
• Ich bringe Anforderungen und Perspektiven ein.
• Ich respektiere bestehende Prioritäten und Commitments.
• Ich unterstütze gute Entscheidungen durch relevante Informationen.
• Ich akzeptiere, dass nicht jede Anforderung sofort umgesetzt werden kann.
• Ich denke im Interesse des Gesamtprojektes.

Leitsatz

„Ich liefere Orientierung und Informationen, nicht operative Vorgaben.“

Warum braucht es das Konklave überhaupt?

Antwort

Weil ein Team nur dann fokussiert arbeiten kann, wenn Prioritäten, Zielkonflikte und Entscheidungen nicht ständig während des Sprints entstehen.

Das Konklave bündelt diese Themen in einem festen Format.

Dadurch bleibt das Team geschützt und kann sich auf die Umsetzung konzentrieren.

Das Konklave reduziert Störungen im Sprint und erhöht den Fokus des Teams.

Warum nimmt das Team nicht am Konklave teil?

Antwort

Weil das Konklave primär eine Führungs- und Priorisierungszeremonie ist.

Hier werden:

• Prioritäten abgestimmt
• Stakeholderinteressen zusammengeführt
• Entscheidungen vorbereitet
• Zielkonflikte gelöst

Das Team soll seine Zeit für Wertschöpfung und Sprintziele nutzen.

Die Ergebnisse des Konklaves werden anschließend transparent in die Sprint-Planung eingebracht.

Ist das Konklave nicht einfach ein weiteres Meeting?

Antwort

Nein.

Das Konklave ersetzt viele ungeplante Abstimmungen, Ad-hoc-Entscheidungen und Einzelgespräche.

Es schafft einen festen Ort für Führung, Priorisierung und Stakeholdermanagement.

Dadurch werden viele andere Meetings überflüssig.

Das Konklave bündelt Komplexität, statt zusätzliche Komplexität zu erzeugen.

Warum entscheidet das POT über Prioritäten und nicht das Team?

Antwort

Weil Priorisierung eine Führungsaufgabe ist.

Das Team verantwortet die Umsetzung.

Das POT verantwortet den Nutzen und die Reihenfolge der Themen.

Beide Perspektiven sind wichtig, aber sie haben unterschiedliche Verantwortlichkeiten.

Das POT entscheidet, was wichtig ist. Das Team entscheidet, wie es umgesetzt wird.

Was passiert, wenn während des Sprints neue Anforderungen auftauchen?

Antwort

Neue Anforderungen werden zunächst durch das POT bewertet.

Dabei wird geprüft:

• Wie wichtig ist das Thema wirklich?
• Welche Auswirkungen hätte eine Änderung?
• Kann das Thema bis zum nächsten Sprint warten?

Das Ziel ist es, unnötige Unterbrechungen des laufenden Sprints zu vermeiden.

Nicht jede neue Anforderung rechtfertigt eine Änderung des Sprint-Commitments.

Warum sprechen wir im Konklave über Risiken und Abhängigkeiten?

Antwort

Weil viele Risiken außerhalb des Teams entstehen.

Beispielsweise durch:

• Stakeholder
• externe Entscheidungen
• Ressourcenengpässe
• organisatorische Abhängigkeiten

Je früher diese sichtbar werden, desto besser kann das POT reagieren.

Woran erkennen wir ein gutes Konklave?

Antwort

Nicht daran, dass viel diskutiert wurde.

Sondern daran, dass nach dem Konklave Klarheit besteht:

• Was sind die wichtigsten Prioritäten?
• Welche Entscheidungen wurden getroffen?
• Welche Risiken müssen beobachtet werden?
• Welche Orientierung erhält das Team?

Ein gutes Konklave endet mit Klarheit. Nicht mit neuen offenen Fragen.