Wie strukturiert man einen Etappenplan, um die Übersicht für die Etappenziele zu behalten?

Als oberstes Ordnungskriterium (auch EPICs genannt) eignen sich

• High Level funktionale Architektur Elemente
• High Level technische Architektur Elemente
• Teams
• Subprojekte

…oder auch eine Mischung davon, wenn es hilft.

Agile Teams sollen aus ihren Sprints eine Prognose der Zielerreichung geben.
Umgekehrt soll der Projektplan dabei helfen den Etappenplan zu strukturieren. Wir brauchen ein „Linking Element“, das in der Welt des Projektplanes und der der Agilen Produktentwicklung zu finden ist: Die EPIC‘s.

Die Etappenplanung schafft die gemeinsame Ausrichtung für die kommende Etappe.

Sie verbindet strategische Ziele mit operativer Umsetzung und sorgt dafür, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis über die wichtigsten Ergebnisse, Prioritäten und Erfolgsfaktoren entwickeln.

Im Mittelpunkt steht nicht die detaillierte Planung einzelner Aufgaben, sondern die Frage:

Welchen messbaren Fortschritt wollen wir bis zum Ende der Etappe erreicht haben?

Zu Beginn der Etappenplanung formulieren die Stakeholder ihre Erwartungen an die kommende Etappe.

Dabei unterscheiden sie bewusst zwischen:

Minimalziel

• Das Ergebnis, das mindestens erreicht werden muss.

Performance-Ziel

• Das Ergebnis, das angestrebt wird, wenn die Rahmenbedingungen optimal verlaufen.

Dadurch entsteht Transparenz über Erwartungen und Handlungsspielräume.

Auf dieser Grundlage entwickeln Product Owner Team und Teams gemeinsam ein realistisches Zielbild für die Etappe, identifizieren Risiken und Abhängigkeiten und schaffen ein gemeinsames Verständnis über die Definition von Erfolg.

Die Etappenplanung endet nicht mit einer Präsentation, sondern mit einem Commitment aller Beteiligten.

Dieses Commitment wird durch einen Confidence Vote sichtbar gemacht.

Erst wenn die Beteiligten ausreichend Vertrauen in die Erreichbarkeit der Ziele haben, beginnt die Umsetzung.

Die Etappenplanung ist damit kein Planungsmeeting.

Sie ist ein Instrument zur Herstellung von Orientierung, Alignment und Commitment.

Ziel

Die Etappenplanung dient dazu, ein gemeinsames Zielbild für die kommende Etappe zu entwickeln und ein belastbares Commitment aller Beteiligten zu schaffen.

Ziel ist es,

• gemeinsame Prioritäten festzulegen
• ein klares Etappenziel zu formulieren
• Minimal- und Performance-Ziele transparent zu machen
• Risiken und Abhängigkeiten sichtbar zu machen
• die Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern, POT und Teams zu stärken
• ein gemeinsames Commitment zur Etappe zu erzeugen

Am Ende der Etappenplanung besteht Klarheit darüber:

• Was erreicht werden soll
• Warum dies wichtig ist
• Woran Erfolg gemessen wird
• Welche Risiken bestehen
• Wie hoch das Vertrauen in die Zielerreichung ist

Stakeholder

Wir erscheinen mit der Haltung:

• Wir schaffen Orientierung über die geschäftlichen Ziele.
• Wir formulieren klare Erwartungen.
• Wir unterscheiden bewusst zwischen Minimalziel und Performance-Ziel.
• Wir respektieren die Expertise von POT und Teams.
• Wir unterstützen realistische Commitments.
• Wir schaffen Klarheit statt zusätzlichen Druck.

Leitsatz

„Wir schaffen Orientierung über den gewünschten Nutzen und vertrauen auf die Kompetenz der Umsetzungsteams.“

Product Owner Team

Wir erscheinen mit der Haltung:

• Wir übersetzen Geschäftsziele in umsetzbare Etappenziele.
• Wir schaffen Transparenz über Risiken und Abhängigkeiten.
• Wir fördern ein gemeinsames Verständnis.
• Wir bringen ambitionierte, aber realistische Ziele ein.
• Wir respektieren die Einschätzung der Teams.
• Wir schaffen Alignment zwischen Stakeholdern und Teams.

Leitsatz

„Wir verbinden geschäftliche Ziele mit realistischer Umsetzung.“

Teams

Wir erscheinen mit der Haltung:

• Wir bringen unsere Erfahrung und Expertise aktiv ein.
• Wir sprechen Risiken offen an.
• Wir schaffen Transparenz über Herausforderungen.
• Wir übernehmen Verantwortung für die Zielerreichung.
• Wir denken lösungsorientiert.
• Wir committen uns auf Ziele, die wir gemeinsam vertreten können.

Leitsatz

„Wir übernehmen Verantwortung für das Commitment, das wir gemeinsam eingehen.“

AGILECOACH

Ich erscheine mit der Haltung:

• Ich schaffe einen Rahmen für echtes Alignment.
• Ich fördere Transparenz und Beteiligung.
• Ich achte auf Zielklarheit.
• Ich mache Risiken sichtbar.
• Ich unterstütze den Confidence Vote.
• Ich fördere ein belastbares Commitment.
• Ich achte darauf, dass alle Perspektiven gehört werden.

Leitsatz

„Ich unterstütze die Beteiligten dabei, aus unterschiedlichen Perspektiven ein gemeinsames Commitment zu entwickeln.„

Warum brauchen wir zusätzlich zur Sprint-Planung eine Etappenplanung?

Antwort

Weil Sprints Fokus schaffen, aber keine langfristige Orientierung.

Die Etappenplanung verbindet mehrere Sprints zu einem gemeinsamen Zielbild.

Wer nur Sprint für Sprint denkt, optimiert einzelne Schritte. Wer in Etappen denkt, optimiert den Weg zum Ziel.

Warum unterscheiden wir zwischen Minimalziel und Performance-Ziel?

Antwort

Weil nicht jede Unsicherheit planbar ist.

Die Unterscheidung schafft Transparenz über Erwartungen und ermöglicht einen konstruktiven Umgang mit Risiken.

Das Minimalziel schafft Sicherheit. Das Performance-Ziel schafft Ambition.

Warum machen wir einen Confidence Vote?

Antwort

Weil echtes Commitment nicht durch Zustimmung entsteht, sondern durch Überzeugung.

Der Confidence Vote macht sichtbar, wie die Beteiligten die Erreichbarkeit der Ziele einschätzen.

Risiken, die ausgesprochen werden, können bearbeitet werden. Risiken, die verborgen bleiben, werden später zu Problemen.

Was passiert bei niedrigen Confidence-Werten?

Antwort

Dann werden die Ursachen betrachtet.

Mögliche Gründe:

• unklare Ziele
• fehlende Ressourcen
• hohe Risiken
• unrealistische Erwartungen

Das Ziel ist nicht, Menschen zu überzeugen, sondern die Planung zu verbessern.

Woran erkennen wir eine erfolgreiche Etappenplanung?

Antwort

Nicht daran, dass ein Plan erstellt wurde.

Sondern daran, dass alle Beteiligten die Veranstaltung mit demselben Verständnis verlassen:

• Was wollen wir erreichen?
• Warum ist das wichtig?
• Was sind die größten Risiken?
• Wie hoch ist unser Vertrauen in die Zielerreichung?

Eine gute Etappenplanung erzeugt nicht nur einen Plan. Sie erzeugt gemeinsames Commitment.